コミュニケーションスキルは、周囲の人との良好な人間関係を構築するためになくてはならないものだ。
そのため、コミュニケーション研修を行っている企業は多いが、どれほどの効果が出ているだろうか。
このページでは、コミュニケーション研修の効果を上げるための3つのポイントについてまとめている。
人事担当者、研修担当者はぜひ参考にしていただきたい。
Contents
コミュニケーション研修が必要な理由
そもそもコミュニケーション研修がなぜ必要なのかについて、最初に確認しておこう。
近年、職場でのパワハラや若手社員の早期退職が問題視されているが、その原因の一つにコミュニケーション不足で信頼関係が築けていなかったということが挙げられる。
どんな仕事でも、一人で成果を上げることは難しい。
コミュニケーションがうまく図れないと、部署間で連携が取れず仕事が進まなかったり、営業成績がなかなか出なかったりと業務に支障が出ることもある。
また、スマートフォンを用いたメッセージツールの発達により、コミュニケーション能力は低下してきていると言われている。
このような時代の変化に対応するため、近年ますますコミュニケーション研修を実施する必要性が出てきている。
コミュニケーション研修の3つのポイント
コミュニケーション研修を実施する際には、以下の3つのポイントを押さえておくと良い。
(1)コミュニケーションの基礎を確認する
研修の対象者が、新入社員であればもちろんだが、中途採用の社員であっても、まずコミュニケーションの基礎から研修を始めるのが良い。
中途社員は、これまでにどのような研修を受けてきたか分からない。
また、前職と現職ではルールが異なることも考えられる。
そのため、研修のスタート段階で、会社のルールや慣例に基づくコミュニケーショの基礎について指導しておきたい。
コミュニケーション基礎の例
・朝礼の際に会議室に入ったら先に来ている他の社員全体に向けて挨拶をする。
・廊下ですれ違ったら「お疲れ様です」と声をかける。
・退社の際には、残っている社員に「お先に失礼します」と声をかける。
これらは、普段からやっている会社では当たり前なことだが、世の中の全ての会社で同じように行われていることではない。
コミュニケーション研修に、このような「その会社で気持ちよく働くためのコミュニケーションの基礎」を組み込んでおくと、会社に早く馴染んでいくことができるだろう。
(2)「関係構築」「聞く」「伝える」を分けて理解する
コミュニケーションを円滑にするためには、「関係構築」「聞く」「伝える」の3つのスキルが必要である。
コミュニケーション研修では、これらを分けて指導すると良い。
コミュニケーションを3つに分解し、それぞれのパートで何が大事なのか、どんなスキルが必要なのかを理解していくことで、自分に必要なスキルを正しく把握することができる。
「関係構築」「聞く」「伝える」について体系的に学び、一人ひとりが意識して改善していけるように指導していきたい。
(3)実践ロープレを多く取り入れる
コミュニケーション研修では、座学ではなく、実践ロープレを中心にカリキュラムを組むと良い。
先の「関係構築」「聞く」「話す」の3つのパートに分けて、それぞれについてロープレをなるべく多く行うことが必要だ。
「知っている」ことと「できる」ことは全く異なるため、座学で知識をつけるだけでなく、実践でスキルを伸ばすような指導をしていきたい。
コミュニケーション研修で指導したい実践テクニック
ミラーリング
ミラーリングは、「関係構築」に使うテクニックである。
ミラーリングとは、相手の仕草や言動を真似することだ。
人は自分と似ている人に好意を感じやすいという傾向があると言われており、それを利用したテクニックである。
例えば、営業の仕事でお客様に何かを売りたい時に相手の話す速度に合わせたり、同じタイミングで資料に目を落としたりする、といったテクニックである。
注意点は、ミラーリングを意識し過ぎて不自然になってしまうことだ。
初めてミラーリングを行うと不自然になってしまいがちなので、コミュニケーション研修では講師が実際にお手本を見せてから、実際にロープレをやらせるのが良いだろう。
クローズド/オープン・クエスチョン
クローズド/オープン・クエスチョンは、「聞く」ときに使うテクニックである。
聞き上手な人とは、ただ聞いているだけでなく、相手が話しやすいように質問を返すことができる人である。
質問は、クローズド・クエスチョンとオープン・クエスチョンの2つに分けられる。
コミュニケーション研修では、それぞれに分けてロープレを行うと良いだろう。
＜クローズド・クエスチョン＞
クローズド・クエスチョンとは、「はい」か「いいえ」で答えることができる質問のことだ。
クローズド･クエスチョンで相手に「はい」と多く答えてもらうことで、同意できるポイントが多いと感じ、信頼関係を築いていくことに役立つ。
しかし、クローズド・クエスチョンをひたすら繰り返すと、質問されている側が尋問されているように感じてしまうことがあるため注意が必要だ。
＜オープン・クエスチョン＞
オープン・クエスチョンとは、相手が自由に回答できるような、「5W1H」を使った質問のことである。
相手から様々な回答を引き出すことができるため、より深いコミュニケーションができる。
しかし、オープン・クエスチョンはうまく質問しないとなかなか返答が返って来ず、会話が広がらないという可能性があるため、より多くトレーニングすることが必要だ。
クッション言葉
クッション言葉は、「伝える」ときに使うテクニックである。
クッション言葉とは、自分の伝えたいことを柔らかく相手に伝えるための言葉だ。
何か伝えにくいことを伝えるときや、丁寧な印象を与えたいときに有効である。
例えば、「恐れ入りますが、」「お手数おかけ致しますが、」「申し訳ございませんが、」などが挙げられる。
周囲の人と円滑なコミュニケーションをとるために、クッション言葉を使うことは必ず必要になってくる。
コミュニケーション研修の中でいくつかクッション言葉を取り上げ、実際に使う練習をしておくと良いだろう。
まとめ
コミュニケーション研修を行う際のポイントをまとめてきたが、いかがだっただろうか。
コミュニケーションが円滑に図れることは、どの社会人にとっても重要なことだ。
それゆえ、研修担当者には、より多くの社員にコミュニケーション研修を受ける機会をつくってほしい。
この記事を読んでくれた方の会社に、コミュニケーションに自信を持って、周囲の人と関わっていくことができる社員が一人でも増えることを願っている。