残業せずに成果を上げる!タイムマネジメントの5つのポイントと習慣

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
タイムマネジメント

タイムマネジメントは、勤務時間内で成果を上げるための仕事習慣である。

以前の日本では長時間働くことが評価されていたが、近年は短時間で働いて成果を出す人やその部署の上長が評価される時代へと変わってきた。

このページでは、タイムマネジメントの5つのポイントと習慣についてまとめている。
チームリーダーやマネージャなど、部下を持つ管理監督者はぜひ参考にしてほしい。

タイムマネジメント1.『職場の環境』

ビジネスパーソンは、年間150時間を勤務中の探しものに使っているといわれている。
1日8時間労働で年間250日勤務とすると、1日36分ほどの時間を探しものに費やしていることになる。
仮に、探しものに費やす時間を1日平均6分に短縮すると、毎日30分の残業を短縮することができるということだ。
タイムマネジメントのために、まずは以下の4つの習慣を意識して、全員で整理整頓に取り組むと良い。

(1)机の中の不要なものを徹底的に捨てる

使うものだけを残し、使わないもの(使わない筆記用具、インクの出ない蛍光ペン・・など)をどんどん捨てていく。

(2)共有物を管理するルールを決める

机の一番上の引き出しには毎日使うものを入れ、週に一度しか使わないものは一番下の引き出しにしまう。
また、共有で使うもの(ホチキス、はさみ、輪ゴムなど)は、共有スペースを作り、置く場所を決めて並べる。
この際、使ったら所定の位置に必ず戻すことが重要だ。

(3)重要な書類だけを残す

重要な書類だけを残し、1年間目を通すことがなかった書類は捨てる。
選別が難しい書類は、PDFファイルでペーパレス化をするだけで書類を一気に減らすことができる。

(4)PCのデスクトップを整理する

重要なファイルのみを残し、1年間目を通さなかったファイルはゴミ箱に捨てていく。
捨てるジャッジが難しいファイルは、保留フォルダをつくり、さらに1年間保管を延長すると良い。

不要なファイルがなくなったら、次は探しやすいようにフォルダを管理していく。
メインフォルダ→サブフォルダ→ファイルと階層を作って保存すると良い。

タイムマネジメント2.『時間管理』

残業が多い職場は、退社時間があいまいなケースが多い。
反対に、残業が少ない職場は残業を申告制にしているケースが多く、一人ひとりが何時までに帰るという意識を持って仕事をしている。
時間管理についての意識を高めるためには、以下の4つの習慣について意識すると良い。

(1)定時以降に仕事以外の予定を入れる

語学や資格の勉強をする、ジムに行くなど、定時以降に仕事以外の予定を入れると、残業しないで帰らざるを得ないため、時間をやりくりする方法について考えるようになる。

(2)午前中に優先順位の高い仕事を行う

午前中は脳が冴えて集中力が高まるため、重要な仕事はできるだけ午前中に行う。
また会議は午前中ではなく、午後に45分間などと時間を決めて行うことが望ましい。

(3)15分間隔で仕事を設定する。

会議の時間や仕事の依頼など、何となく1時間で設定していないだろうか。
今後は、15分短く設定することをお勧めする。
会議は1時間ではなく45分、朝礼は30分ではなく15分など、その15分の積み重ねが時間を生み出し、残業削減に繋がる。

(4)たまには人に任せてみる

その書類作成は、本当に自分でやる必要があるのか。
その会議に全員出る必要があるのか。
自分の時間を増やすことはできなくても、人に任せることで自分の時間を使わずに済ませることもできる。
時間に余裕のある人を見つけ、自分でなくてもできる仕事はその人に任せてみると良い。

タイムマネジメント3.『仕事・作業の改善』

仕事は一人でするものではなく、多くの人と関わり合いながらチームで進めることが多い。
そのため、タイムマネジメントを進めるためには、チーム全体で仕事や作業の効率化などの改善をしなければならない。
そのために、以下の3つの習慣を実行すると良い。

(1)1日の終わりに振り返りと検証をする

予定より長引いた作業はないか、急に対応する仕事はどのくらい入ったか、会議に何時間使ったかなどについて、1日の最後に振り返ってみる。
その結果、チーム全体の時間に対する意識が高まり、時短方法の共有に繋がる。

(2)定時で帰ることを前提に仕事のやり方を考える

締め切りが設定されていれば、チーム全体を巻き込んででもそれまでに終わらせようと努力する。
残業して終わらせればいいというような安易な方法を選択しないように、時間には限りがあることをチーム全体に理解させなければならない。

(3)5つのムダを見極める

1.会議のムダ(明確な議題は決まっているか、ゴールは設定されているか)
2.外出のムダ(外出は必要か、複数でいく必要があるか)
3.面談のムダ(直接会う必要があるか、電話やメールではだめか)
4.資料や書類のムダ(資料が多すぎないか、全員が読む必要があるのか)
5.メールのムダ(全員に送信する必要があるか、メール整理はできているか)

(4)一人でしかできない仕事をつくらない

一人でしかできない仕事が増えると、一部の人に業務負荷がかかり、チーム全体の作業効率が悪くなってしまう。
そうならないためにも、一つの業務について最低二人が把握し、一人に仕事が偏らないように標準化することをお勧めする。

タイムマネジメント4.『コミュニケーション』

誰にも相談できず、仕事が進まないため業務時間が長くなってしまうこともよく見受けられる。
そのため、職場内でのコミュニケーションは極めて重要である。
上司と部下との間で円滑なコミュニケーションを図るために、以下の4つの習慣を意識すると良い。

(1)定期的に面談時間を設ける

●●さんは午前10時から、●●さんは午後3時からというように、面談時間をあらかじめ決めておくと相談しやすくなる。
またその時間までに仕事を終わらせるという意識が高まり、集中力が増すという効果もある。

(2)報告は結論から言わせる

部下には、結論から話す習慣を付けさせることが重要だ。
結論から先に言わせることでやりとりが短く終わり、時間削減に繋がる。

(3)指示は明確にする

部下に指示を出す場合、指示は小出しに、一度に伝える指示は3つまでとする。
思いつくままに指示を出すと、指示を受ける側は混乱するだけだ。
また、指示には優先順位をつけて、具体的な締切日時まで伝えることが重要となる。

(4)『何でもやります』が正しいとは限らない

何でも仕事を引き受けていると、仕事の量が増えて抱えきれなくなり、常に残業が必要になってしまう。
業務を依頼されたら、それが自分にできる仕事かどうかを判断してから受ける必要がある。
上司は、部下の仕事量について常にチェックしておかなければならない。

タイムマネジメント5.『意識改革』

限られた時間の中で最高のパフォーマンスを発揮するためにはどうするべきか。
以下の3つの習慣について、意識して心がけると良い。

(1)残業してできた完璧な仕事を褒めない

時間をかけた完璧な仕事について褒めてはいけない。
残業してまで時間をかけた人が頑張った、という風潮になるからだ。
限られた時間で同じレベルの仕事ができるように意識を変えていく必要がある。

(2)一つ上の地位になったつもりで仕事をする

自分がリーダーだったらどう解決するのだろう?
自分がマネージャーだったら部下になんて伝えるのだろう?
一つ上の視点から物事を捉えると、全体が見え、仕事の意識がより高くなる。
その意識が、限られた時間の中で成果を出すというパフォーマンスにも繋がっていく。

(3)具体的な数値目標を立てて仕事をする

売れれば売れるだけ残業をしていくような無限な仕事の仕方では、社員は疲弊し、退職者を多く出してしまう可能性もある。
売れるから残業するのではなく、具体的な数値目標に向かって仕事をすることが重要だ。

まとめ

ここまで、タイムマネジメントの5つのポイントと習慣についてまとめてきた。

時間は無限ではない。
そのため、一人ひとりが時間を意識し、効率を最大限に高めるタイムマネジメントが必要だ。

このページを参考にしてタイムマネジメントの意識を高め、限られた時間の中で成果を上げていける人材が増えることを願っている。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*