社員や部下の仕事の進め方に不満を持っている人は多いだろう。
このページでは、社員一人ひとりの仕事の進め方を変え、業務効率を上げるための7つポイントについてまとめている。
教育担当者や研修担当者に加え、もっと仕事をうまく進めたいと考えている人もぜひ参考にしてほしい。
Contents
誤った仕事の進め方
誤った仕事の進め方として代表的なものに、学生症候群とパーキンソンの法則がある。
学生症候群
学生が期限ギリギリにならないと宿題に手をつけないのと同じように、従業員が与えられた締め切り日に近づくまで仕事に取り掛からないことを「学生症候群」と呼ぶ。
学生症候群を改善するためには、仕事の優先順位をつけ、できる仕事からすぐに取り掛かる習慣を付けさせたい。
パーキンソンの法則
パーキンソンの法則は、「仕事の量は与えられた時間を全て満たすまで膨張する」という理論である。
逆の見方から、「人は仕事を終わらせるために与えられた時間を全て使い尽くしてしまう」という傾向のことを表現している。
パーキンソンの法則から抜け出すためには、その仕事をいつまでに終わらせるか、という時間の目標を明確に設定する習慣を付けさせたい。
正しい仕事の進め方
仕事の進め方を劇的に変化させるために、以下の7つのポイントについて指導していくと良い。
(1)二点見積もり法とバッファー
二点見積もり法とは、業務完了までのプランを2つ作成し、その中間を取ったプランに基づいて仕事を進める方法である。
1. 時間に余裕のあるプランを作成。
2. 最も早く終わるプランを作成。
3. 最も早く終わるプランに、1と2の差分の半分（バッファー）の時間を加えたプランを作成。
通常、業務の所要時間は、不確定要素により予測から大幅に遅れてしまうことが多い。
バッファーを加えたプランで仕事を進めることで、初めに考えた「1.時間に余裕のあるプラン」より早く終えることができる。
(2)仕事の全体把握
仕事の全体像を事前に把握しておくことで、途中段階での抜けや漏れをなくし、計画通りに完了させることができる。
仕事に取り組むための構想段階では、業務の目的、成功の基準、完了までの計画について考える。
【業務の目的】目的を絞り込むことで今後の行動計画が立てやすくなる。
【成功の基準】基準は数値で測れるものが望ましい。
【完了までの計画】計画では様々なリスクに備えておく必要がある。
これらを明確にすることで、個人だけでなく、チームとしても効率よく仕事を進めることができるだろう。
(3)過度なホウレンソウに注意する
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）は、社会人の一般常識として心得ている人が多い。
しかし、業務効率を考えると、過度なホウレンソウは無駄な時間を作ってしまう原因となることもある。
例えば、計画通りに仕事が進んでいる場合は、細かな状況報告や今後の相談よりも、進歩状況の共有を行う方が良い。
過度なホウレンソウを省くことで、その分の時間を短縮し、仕事を完了させるまでの時間を短くすることができる。
(4)ジョハリの窓
ジョハリの窓は、自分と他人の理解について考えるものだ。
【開放の窓】自分：わかっている／他人：わかっている
【秘密の窓】自分：わかっている／他人：わかっていない
【盲点の窓】自分：わかっていない／他人：わかっている
【未知の窓】自分：わかっていない／他人：わかっていない
仕事の進め方において重要なのは、「秘密の窓」と「盲点の窓」である。
「秘密の窓」
自分が理解していることを周囲に共有することで、周囲のサポートができ、仕事を効率よく進めることができる。
「盲点の窓」
自分が理解していない問題を解決するためには、問題を理解している周囲の人を見つけることで、早く解決することができる。
(5)リスクに備える
仕事を進める際のリスクには、大きく分けると3つある。
1. 通常要因リスク
2. 特殊要因リスク
3. 前提条件リスク
特に重要なのは、「2.特殊要因リスク」と「3.前提条件リスク」についてのリスクマネジメントだ。
特殊要因リスクは、通常だと考えられないようなリスクのことである。
これは起こる可能性が低い要因であることが多いが、仕事を計画通りに進めるためには、構想段階で一つでも多く特殊要因リスクを洗い出しておく必要がある。
前提条件リスクは、仕事の構想段階で考えていた様々な条件が崩れてしまうリスクのことである。
これは法改正や社内の人事異動など、自分でコントロールできない要因であることが多いが、万が一起きた際に、迅速な対応を行い、損害を最小限に軽減できるように準備しておく必要がある。
(6)PDCAサイクルとToDoリスト
PDCAサイクルは、業務を継続的に改善していく管理手法のことである。
このサイクルを回していくことで、迅速な問題解決や業務効率の向上を図ることができる。
【Plan】目標設定、行動計画
【Do】計画の実行
【Check】実行の振り返り
【Action】問題の改善
ToDoリストは、抱えているタスクを管理していくものである。
それぞれのタスクに内容と期日を記したリストを作ることで、タスクの優先度を管理することができる。
PDCAサイクルにToDoリストを加えて回すことで、仕事をさらに効率よく進めることができる。
(7)タイムマネジメント
タイムマネジメントの代表的な方法に、時間管理マトリクスがある。
時間管理マトリクスは、仕事の重要性と緊急性を4つの領域に図解したものだ。
【第1領域】重要×緊急
【第2領域】重要×緊急でない
【第3領域】重要でない×緊急
【第4領域】重要でない×緊急でない
仕事をこの4つに区分することで、優先順位が明確になり、業務効率を向上させることができる。
まとめ
ここまで、仕事の進め方が劇的に変化する7つのポイントについてまとめてきた。
教育担当者や研修担当者の人は、この7つのポイントを意識して指導し、部下の業務効率を改善し、チームの生産性を向上して業績アップに繋げてほしい。