部下が思った通りに動いてくれない、どのように指示すればいいかわからない、と悩んでいる人は多いだろう。
業務をスムーズに進行させ、全従業員がモチベーション高く働くために、指示する側のスキル向上は必須である。
このページでは部下育成のための指示方法研修で学ばせたい9つのポイントについて、「指示を出す前」「初期段階」「途中経過」の3段階分けて紹介する。
研修担当者や部下を持つマネージャーはぜひ参考にしてほしい。
Contents
指示を出す前の準備
(1)指示する側の意識を変える
指示方法研修では、まず指示する側に「指示が変われば部下の行動も変わる」ということを学ばせたい。
指示する側は、部下が指示通りに動かない（動けない）とき、「やる気が足りない」「理解力が低い」「仕事が遅い」と思ってしまいがちだ。
このように思ってしまうと、指示が一方的な押し付けとなり、部下はそれに納得できず、さらに指示通りに動かなくなっていく、という悪循環に陥ってしまう。
部下が指示通りに動かない時は、「自分の指示方法に問題がある」と思う習慣をつけてほしい。
(2)「知っている」「できる」と決めつけない
指示方法研修では、部下の知識やスキルについて正確に把握することの重要性を学ばせたい。
上司の思い込みで、教えるべきことを飛ばして次の段階のことを教えてしまうのは、部下の成長を妨げると同時に、将来重要な問題を引き起こすことに繋がることもあるため避けなければならない。
特に、社歴の長い社員や中途入社の社員に対しては、「これくらいできて当然」と決めつけてしまう傾向があるため注意が必要だ。
指示方法研修では、業務チェックリストを活用するなど、部下の状況を正確に把握する方法を指導してほしい。
初期段階の指示方法
(3)行動に焦点を当てる
指示方法研修では、部下の「行動」に焦点を当てて指示することを学ばせたい。
やる気や考え方など「感情」に焦点を当てて指示しても、そもそもその基準があいまいなため、部下もどうしたらよいかわからず、簡単には改善することができない。
また、感情面を指摘されると、人格を否定されたように感じる部下も多いため注意が必要だ。
「行動」は、その基準も直し方も明確であることが多いため、行動面に焦点を当てた指示であれば部下も受け入れやすく、すぐに改善されやすい。
(4)部下の仕事量を把握する
指示方法研修では、部下の抱えている「仕事量」について把握する重要性について学ばせたい。
指示する側は、部下の仕事量を正確に把握しておかなければならない。
今の業務でいっぱいいっぱいの時に、次々に新しい指示を出されると、誰でもやる気が削がれるだろう。
もし業務がスムーズに進行しない可能性があるなら、指示する際に、業務の優先順位について伝えたり、他の人と協力して担当させるなどの工夫が必要だ。
(5)仕事の全体像・目標を明示する
指示方法研修では、仕事の全体像・目標を明示することを学ばせたい。
(例)新商品説明会の飲み物の発注指示
×全体像が見えない指示
「イベント用の飲み物を予算○円におさまるように発注しておいて」
○全体像が見える指示
「顧客は30代の既婚者層が中心。昨年は30名くらい参加した。当日はイスも用意する予定。ノベルティも配布する予定である。このイベントを成功させることがこの商品の売上を左右する。」
全体像を把握することで、「飲み物はお茶がいいか、ジュースがいいか」「ノベルティを配るなら持ちやすいペットボトルがいいかも」など、部下が自分で考えて動くことができる。
また、「イベントを成功させる」という目標についても明示しておくことで、高いモチベーションを持って動くことができるだろう。
(6)指示する仕事内容の細分化する
指示方法研修では、仕事の段階を分けて細かく指示することを学ばせたい。
(例)売上数値をまとめた資料作り指示
×大枠のみの指示
「○月○日が会議だからそれまでに作っておいて」
○細分化した指示
「昨年の資料は○○に保管されているから、それを参考にまずはラフ案を作って」
「終わったら、○月から○月の数字をまとめてグラフを作って」
このように細分化して指示することで、会議前日になって方向性が違う資料が出てくる、といった問題を防ぐことができる。
(7)時間の目安を伝える
指示方法研修では、いつまでに業務を終わらせるかという時間の目安も指示することを学ばせたい。
初めて与えられた仕事について、どのくらい時間がかかるのか判断することは難しい。
指示する際に時間の目安も伝えておくことで、部下も作業時間を意識しながら、効率よく進めることができる。
途中経過の指示方法
(8)結果報告と経過報告
指示方法研修では、報告の重要性と報告の方法についての指導方法を学ばせたい。
報告がないと、途中で軌道修正することも、最後に確認することもできない。
報告が大事だとわかっていても、報告の仕方がわからない部下もいるため、「どのタイミングでどのように報告するか」について丁寧に指導することが必要だ。
(9)TODOリストを活用する
指示方法研修では、指示を守らせるためのTODOリストの活用方法についても学ばせたい。
業務が予定通り進んでいるか管理するためには、TODOリストを作成して活用すると良い。
TODOリストがあれば、指示する側だけでなく、部下自身でもスケジュール管理に対する意識が身についていく。
まとめ
ここまで、部下育成のための指示方法研修で学ばたいポイントについてまとめてきた。
これらの指示方法を駆使して、部下を思った通りに動かし、指示する側もされる側もお互いに納得して、モチベーション高く働ける環境を作ってほしい。